Pagamenti e ricevute
Si prega di notare che il modulo di pagamento è stato sviluppato per inserire tutte le informazioni chiave, in modo da poter inviare automaticamente le richieste di pagamento ed emettere fatture ai vostri ospiti.
I dettagli di pagamento saranno generati automaticamente dopo che la prenotazione è stata confermata dal sistema di pagamento. Sarà composto da:
- Dettagli delle impostazioni dell’account;
- Condizioni del piano tariffario attivato per i singoli canali di vendita;
- Il contratto con il fornitore.
Alla luce di quanto sopra, è necessario dedicare del tempo supplementare per impostare le condizioni con i canali di vendita all’interno del sistema, in quanto si riferiscono non solo ai dettagli di pagamento, ma anche ad altri rapporti, come ad esempio un rapporto fiscale (applicabile solo in Croazia per le agenzie di viaggio che operano a proprio nome) e di gestione delle entrate.
Pagamenti e ricevute
Nella pagina Prenotazioni è possibile impostare i dettagli del pagamento dopo aver cliccato sul pulsante nella colonna Strumenti, e poi sull’opzione “Pagamenti e ricevute”.
Ad oggi, il sistema è stato progettato per calcolare automaticamente i prezzi e preparare le fatture per le agenzie e per i proprietari privati. È possibile configurare i dettagli di pagamento anche se si opera su commissione, ma non è possibile generare fatture dal sistema.
Nota: BeeRent ha un’API di prenotazione pronta per sistemi esterni di fatturazione e contabilità. Se si desidera continuare ad utilizzare un sistema di fatturazione esterno, è possibile contattarci all’indirizzo customerservice@beerent.com e chiedere che la nostra API colleghi il proprio sistema contabile con il modulo di prenotazione e i dettagli di pagamento di BeeRent.
Se utilizza il modulo di fatturazione di BeeRent e agisce come agenzia, BeeRent genera automaticamente due tipi di fatture:
Il primo è dalla sua azienda al cliente, o al canale di vendita (a seconda del tipo di contratto stipulato tra lei ed il canale di vendita che ha effettuato la prenotazione). Nella colonna Fattura, è possibile vedere a chi è destinata la fattura.
Esempio 1:
Se la prenotazione è confermata da E-Domizil, e E-Domizil addebita il cliente a proprio nome, il sistema creerà automaticamente i dettagli di pagamento secondo il modello tipico delle agenzie, per creare una fattura a E-Domizil, e non per il cliente.
Esempio 2:
Se la prenotazione viene confermata da Booking.com e lei carica l’ospite (a suo nome e per il suo account), i dettagli di pagamento verranno creati automaticamente secondo il modello per i portali di prenotazione online (che non fanno pagare l’ospite) e sarà possibile creare una fattura direttamente all’ospite.
Esempio 3:
Se la prenotazione viene confermata da Airbnb e Airbnb addebita al cliente per conto della sua azienda, i dati di pagamento saranno creati automaticamente per i portali di prenotazione online (che addebitano l’ospite per conto della sua azienda e del suo conto) e sarete pronti a generare direttamente una fattura al cliente.
La seconda parte dei dettagli di pagamento è quella relativa al contratto tra lei e il suo fornitore (proprietario dell’immobile). Ciò significa che, se ha concordato una commissione del 25% (calcolato in base al listino prezzi al pubblico) con il suo fornitore (sotto il modulo fornitore come mostrato nell’immagine qui sotto), esso sarà calcolato automaticamente e mostrato nei dettagli di pagamento in ogni prenotazione. È utile che le agenzie abbiano una visione chiara in ogni prenotazione di quanto devono al proprietario l’ammontare per ogni specifica prenotazione. Potete anche generare automaticamente una fattura per conto del fornitore (proprietario dell’immobile) alla sua azienda, in modo che la sua contabilità abbia informazioni corrette in tempo reale su quanto la sua azienda guadagna effettivamente da ogni prenotazione. È anche utile se si desidera modificare l’importo totale della prenotazione, e decidere se questo influisce solo sul suo reddito, l’importo che appartiene al proprietario, o forse entrambi.
Nei dettagli di pagamento, abbiamo colonne doppie per la percentuale e l’importo totale:
- La prima è fissa, non è modificabile (Importo Originale e percentuale originale), viene generata automaticamente dai contratti che avete impostato nel sistema BeeRent con il fornitore (come nell’immagine sopra riportata dal modulo fornitore).
- Il secondo è flessibile, ed è possibile modificare sia la percentuale che l’importo totale (come mostrato nell’immagine qui sotto)
I dettagli di pagamento sono anche relativi ai termini e alle condizioni di pagamento dei vostri piani tariffari e ai termini e alle condizioni che si applicano a ciascun canale di vendita.
Ad esempio, per i canali di vendita come Booking.com, HomeAway o per la vendita diretta, quando è responsabile della fatturazione di un ospite, ha un’opzione nel suo piano tariffario per creare un pagamento anticipato in un modo da permettere al suo ospite di pagare un anticipo al momento della conferma della prenotazione, e il resto dell’importo entro un certo periodo di tempo prima dell’arrivo. (Esempio di Booking.com mostrato nell’immagine qui sotto)
I dettagli di pagamento sotto riportati sono divisi in due righe:
- In primo luogo, per il pagamento anticipato nella percentuale specificata nel vostro piano tariffario;
- In secondo luogo, per l’importo rimanente.
Nota: È possibile modificare l’importo, la data di scadenza o il metodo di pagamento in qualsiasi momento, fino all’emissione finale della fattura.
Si prega di notare che il sistema è attualmente impostato solo in EUR.
Una volta che i dati di pagamento sono generati, e si desidera modificare l’importo totale, è possibile fare clic sul numero nella colonna ̋Page ̋ (la percentuale sotto questa colonna è collegata all’importo lordo della prenotazione e non modifica l’importo della prenotazione, ma avrà un impatto solo sull’importo indicato nei dettagli di pagamento in seguito, se si desidera effettuare una fattura). Se si desidera modificare l’importo, è possibile farlo sotto la colonna ̋amount ̋ (la percentuale sotto questa colonna è collegata all’importo lordo della prenotazione e non modifica l’importo della prenotazione, ma avrà un impatto solo sull’importo indicato nei dettagli di pagamento, e successivamente se si desidera emettere una fattura).
È inoltre possibile modificare la data di scadenza del pagamento, la visualizzazione della valuta e il metodo di pagamento. È possibile eliminare una o tutte le righe di dettagli di pagamento e aggiungerne di nuovi ̋Generate dettagli di pagamento ̋.
Una volta completati i dettagli di pagamento e se si desidera utilizzare la funzione di fatturazione di BeeRent, clicca semplicemente sul pulsante nella colonna Strumenti per ogni fattura che desideri creare.
Nota: Una volta creata una fattura, non è più possibile modificare i dettagli del pagamento, e se si desidera modificare la prenotazione in una fase successiva, sarà necessario cancellare tutte le fatture create e crearne di nuove, una volta che la modifica della prenotazione è stata completata.
Le fatture create verranno automaticamente scaricate sul vostro computer.
Si prega di notare che non è possibile cancellare le fatture esistenti. Se si desidera annullare una fattura, è necessario fare clic sulla pagina Fatture, dove è possibile visualizzare la colonna Cancellazione, e fare clic sul pulsante ”Annulla”’ per la fattura selezionata.
Per saperne di più sulla pagina Fatture clicca qui.
Sotto la tabella delle fatture, troverà l’importo totale da pagare al fornitore e, in fondo alla pagina, può vedere l’importo ancora da pagare.
Tra i due dati, c’è una tabella in cui è possibile inserire i pagamenti effettuati al fornitore. Cliccando sul pulsante ”Nuovo”’ apparirà una finestra dove è possibile inserire le transazioni eseguite.
Qui è necessario inserire la data in cui la transazione è stata effettuata e l’importo della transazione, e nel campo ”Commento”’ è possibile lasciare una nota se lo si desidera. Cliccando sul pulsante ”Crea”’, una riga verrà aggiunta nella tabella ”Pagamenti al fornitore” e l’importo residuo dovuto al fornitore verrà ridotto o aumentato per l’importo inserito.
Nota: Quando inserisce l’importo pagato dal tuo fornitore, deve sempre inserire un numero positivo (+). Se vuoi inserire l’importo pagato dal fornitore, inserisci sempre un numero negativo (-).