Plaćanje i kreiranje faktura
Imajte na umu da je modul za plaćanje razvijen na način da pripremi sve ključne podatke, kako bi mogli automatski slati zahtjeve za plaćanja i izdavati račune svojim gostima.
Detalji plaćanja se automatski generiraju nakon što se u sustavu potvrdi rezervacija. Uvijeti plaćanja su povezani s Vašim:
- Detaljima o postavkama računa;
- Aktiviranim uvjetima tarifnih planova za pojedine prodajne kanale;
- Vašim ugovorom s isporučiteljem.
S obzirom na gore navedeno, molimo da odvojite dodatno vrijeme kako biste unutar sustava postavili Vaše uvjete s prodajnim kanalima, pošto su isti povezani ne samo sa detaljima plaćanja već i sa ostalim izveštajima, poput poreznog izveštaja (primjlenjivo samo u Hrvatskoj za turističke agencije koje posluju u svoje ime i za svoj račun), te drugim upravljanjima prihoda.
Plaćanje i kreiranje faktura
Možete postavljati detalje plaćanja na stranici „Reservations“ nakon što pritisnete na dugme u stupcu „Tools“ kod željene rezervacije a zatim na opciju „Payments and receipts“.
Do danas, sustav je dizajniran tako da automatski računa cjene, te priprema fakture za organizatore putovanja i za privatne iznajmljivače. Možete konfigurirati detalje plaćanja čak i ukoliko poslujete na proviziju, ali ne možete generirati fakture iz sustava.
Napomena: BeeRent je razvio rezervacijski API za „vanjsko“ fakturiranje i računovodstvene sustave. Ukoliko iz nekog razloga želite nastaviti koristiti „vanjski“ sustav za fakture, možete nas kontaktirati na email customerservice@beerent.com sa upitom da našim API povežete Vaš računovodstveni sustav s modulom za rezervacije i detalje plaćanja BeeRent-a.
Ukoliko koristite BeeRent modul za fakturiranje i poslujete kao organizator putovanja, BeeRent automatski generira dvije vrste faktura:
1.Prva je ona od Vaše tvrtke prema gostu ili prema kanalu prodaje (ovisno o vrsti ugovora između Vas i kanala prodaje koji je ostvario rezervaciju). U stupcu „Invoice“ , možete vidjeti kome je namjenjena faktura.
Primjer 1:
Ukoliko je rezervacija potvrđena od strane E-Domizila i isti naplaćuje gostu u svoje ime i za svoj račun, sustav će automatski kreirati detalje plaćanja prema modelu za organizatore putovanja kako biste kreirali fakturu prema E-Domizilu, a ne prema gostu.
Primjer 2:
Ukoliko je rezervacija potvrđena od strane Booking.com-a i Vi naplaćujete gostu (u svoje ime i za svoj račun) tada će se detalji plaćanja automatski kreirati prema modelu za online rezervacijske portale (koji ne naplaćuju gostu) te tako možete stvarati fakture prema gostu direktno.
Primjer 3:
Ukoliko je rezervacija potvrđena od strane AirBnBa te AirBnB naplaćuje gostu u ime Vaše tvrtke, tada će se detalji plaćanja automatski kreirati prema modelu za online rezervacijske portale (koji naplaćuju gostu u Vaše ime i za Vaš račun) i možete stvarati fakture prema gostu izravno.
2. Drugi dio detalja plaćanja je onaj koji se tiče ugovora između Vas i isporučitelja (vlasnika smeštajnog objekta). To bi značilo da ukoliko ste dogovorili rabat od 25% (oduzetih od bruto cjene prikazane u cjenovniku) s Vašim isporučiteljem (u modulu za isporučitelje kao prikazano na slici niže), taj će se rabat automatski izračunati i prikazati u detaljima plaćanja svake rezervacije u koloni. Agencijama je vrlo korisno imati jasan uvid u iznos dugovanja prema vlasniku smještajnog objekta za svaku rezervaciju pojedinačno. Također, možete automatski generirati fakturu u ime isporučitelja (vlasnika objekta) prema Vašoj tvrtci kako bi Vaše računovodstvo imalo pravovremenu informaciju o tome koliko Vaša tvrtka zapravo zarađuje od svake rezervacije. Korisno je i za slučaj da želite iz nekog razloga izmjeniti ukupan iznos rezervacije te odlučiti da li će to imati uticaja samo na Vaš prihod, na iznos koji pripada vlasniku objekta ili možda na oboje.
Pod detalji plaćanja imamo duple kolone, za postotak i za ukupan iznos:
- Prva je fiksna i ne može se mijenjati (originalan iznos i originalan postotak); automatski se generira na osnovu ugovora s isporučiteljem kojeg ste definirali u sustavu BeeRent.
- Druga je fleksibilna i možete je mijenjati, kako postotak tako i ukupan iznos (na slici niže).
Detalji plaćanja su povezani i sa uvjetima plaćanja Vaših tarifnih planova te sa uvjetima koji se primjenjuju po svakom prodajnom kanalu.
Npr. za prodajne kanale kao što su Booking.com, HomeAway ili pak za Vašu direktnu prodaju, kada ste Vi odgovorni za naplatu od gosta, imate opciju, u Vašem tarifnom planu, postaviti avansno plaćanje na način da dozvolite gostu plaćanje akontacije u vrijeme potvrde rezervacije te ostatka u određenom vremenskom roku prije dolaska (npr. slika niže za Booking.com).
U detaljima plaćanja koje vidite dole podijela se vrši u dva reda:
- Prvo, za avansno plaćanje u postotku određenom u Vašem tarifnom planu;
- Drugo, za preostali iznos.
Napomena: Možete mijenjati iznose, datume dospeća ili načine plaćanja u bilo koje vrijeme, sve do završnog izdavanja fakture.
Imajte na umu da je sustav trenutno podešen samo u EUR, dok se tečaj za konverziju temelji na srednjem tečaju Hrvatske Narodne Banke (HNB) za HRK – EUR.
Jednom kada se generiraju detalji plaćanja a želite izmjeniti ukupan iznos, možete pritisnuti na broj u stupcu „postotak“ (postotak ispod tog stupca je vezan na brutto iznos rezervacije i neće mijenjati iznos rezervacije, imati će utjecaj samo na iznos prikazan u detaljima plaćanja te kasnije ako želite ispostaviti fakturu). Ukoliko želite izmijeniti iznos, to možete učiniti pod stupcem „iznos“ (postotak ispod tog stupca je vezan na brutto iznos rezervacije i neće mijenjati iznos rezervacije, već će utjecati samo na iznos prikazan u detaljima plaćanja te kasnije ako želite ispostaviti fakturu).
Također, možete mijenjati i „datum dospijeća“ za plaćanje, prikaz valute te način plaćanja. Možete brisati jedan ili sve redove detalja plaćanja i dodavati nove pritiskom na „Generate payment details“.
Nakon što završite sa detaljima plaćanja i želite koristiti BeeRent za fakture, jednostavno pritisnite na dugme u stupcu „Tools“ za svaku fakturu koju želite stvoriti.
Napomena: Jednom kada stvorite račun više ne možete mijenjati detalje plaćanja, pa ukoliko želite izmjeniti rezervaciju u kasnijoj fazi, biti će potrebno izbrisati sve stvorene fakture te kreirati nove, tek po završetku izjmene rezervacije.
Stvorene fakture, automatski će biti skinute na Vaše osobno računalo.
Imajte na umu da se postojeće fakture ne mogu brisati. Ukoliko želite otkazati fakturu, trebate pritisnuti na stranicu „Računi“ gdje možete vidjeti kolonu “Otkazivanje“, te jednostavno pritisnuti na dugme za otkazivanje za odabranu fakturu.
Detaljnije o stranici „Računi“ možete pročitati ovdje.
Ispod tablice sa računima pronaći će te ukupan iznos kojeg trebate platiti „supplieru“ a na dnu stranice iznos koji vam preostaje za isplatu istom.
Između ta dva podatka nalazi se tablica u koju možete unijeti isplate izvršene dobavljaču. Klikom na gumb “New” pojavit će se prozor u koji možete unijeti izvršene naplate.
Ovdje trebate unijeti datum kada je izvršena usluga naplate te iznos računa, a u polju ’’ Comment ‘’možete ostaviti napomenu ukoliko želite. Klikom na gumb “Create“, u tablici “Payouts to supplier (Isplate dobavljaču)“, dodaje se redak i preostali iznos koji se duguje dobavljaču bit će smanjen ili povećan za uneseni iznos.
Napomena: Kada unosite iznos koji ste platili supplieru, potrebno je unijeti uvijek pozitivan broj (+). Ukoliko želite upisati iznos koji je supplier platio Vama, onda uvijek unosite negativan broj (-).