BeeRent Pay – Punto di vista del cliente (utente BeeRent)

Ogni client deve diventare un utente BeeRent. Il processo di registrazione è obbligatorio e verrà rivisto il profilo con le proprietà del cliente. Prima che il cliente possa utilizzare il servizio BeeRent PAY, è necessario consegnare una prova del business dei clienti con documenti personali per la revisione.

A differenza della descrizione del flusso di lavoro dal punto di vista dell’ospite, dal punto di vista del cliente se la prenotazione è una prenotazione diretta o proviene da un canale di vendita, nulla cambia, e di seguito viene descritto solo uno scenario di utilizzo:

Le prenotazioni possono provenire da:

• Vendite dirette
• Canali di vendita (Booking.com, HomeAway, Expedia o RedAwning)

Una volta soddisfatti i requisiti di cui sopra, il nostro supporto clienti esaminerà la richiesta di attivazione e la approverà al più presto. Una volta approvata la richiesta, puoi iniziare a utilizzare il servizio BeeRent Pay.

Prenotazioni e processo di pagamento – Flusso di lavoro

Quando un ospite effettua una prenotazione, il cliente verrà informato ogni volta se l’addebito della prenotazione è andato a buon fine o meno, in modo che il cliente sappia agire nel caso in cui la prenotazione non sia andata a buon fine.

Sia l’ospite che il cliente riceveranno una notifica via email relativa a qualsiasi attività della carta:

1. Nuova prenotazione
2. La carta di credito è stata addebitata
3. La carta di credito non è stata addebitata
4. Verrà addebitata la carta di credito
5. La carta di credito è stata cambiata

Quando una prenotazione viene addebitata correttamente, la notifica apparirà come mostrato nell’esempio seguente:

Quando una prenotazione non viene addebitata correttamente, la notifica apparirà come mostrato nell’esempio seguente:

Casi di pagamento e rimborso:

• Quando le prenotazioni vengono consumate: il che significa che gli ospiti hanno soggiornato presso la struttura e hanno effettuato un check-out regolare. Il cliente viene pagato tra il 10 e il 15 del mese per tutte le prenotazioni consumate dal mese precedente
• Quando le prenotazioni vengono cancellate dall’ospite: il cliente viene pagato il mese successivo alla data di cancellazione. Il cliente ha diritto alla parte “non rimborsabile” della prenotazione (se presente), poiché la prenotazione non viene consumata
• Quando le prenotazioni vengono cancellate dal cliente: il cliente non ha diritto a nessun pagamento e l’ospite riceve un rimborso completo

Ogni mese, tra il 10 e il 15, un elenco di prenotazioni con i costi di servizio per ciascuna prenotazione verrà inviato da BeeRent B.V. a tutti i clienti che utilizzano i servizi di BeeRent Pay e dovrà essere pagato:

Una fattura viene emessa al cliente insieme alla specifica:

Il processo di pagamento può essere seguito nella scheda Prenotazioni sulla piattaforma BeeRent, sotto la colonna Prezzo totale (€). Qui puoi trovare diversi stati di pagamento:

1. Pagato per intero – tutto è stato addebitato
2. Addebito in sospeso: la carta è valida, ma nulla ha ancora raggiunto l’ordine di addebito
3. Nessun metodo di pagamento: la carta non è valida, è bloccata o non ci sono fondi sufficienti, ecc. In questo caso, esistono tre modi per risolvere il problema: * l’ospite deve fare clic sul link “Aggiorna carta di credito” inviato nell’e-mail e inserire i dettagli di un’altra carta di credito, ciò comporterà l’addebito automatico della nuova carta per la prenotazione * annullerai la prenotazione * sceglierai l’opzione “Interrompi pagamento” perché hai stretto un accordo con l’ospite per qualche altro metodo di pagamento IMPORTANTE: non è previsto alcun annullamento automatico.
4. Pagamento interrotto: il pagamento è stato interrotto (vedere il punto 3.)
5. Pagato parzialmente – una parte dell’importo è stato pagato

Nel caso in cui lo stato del pagamento sia Nessun metodo di pagamento e non si desideri annullare la prenotazione o interrompere la fatturazione, è possibile inviare manualmente all’ospite un promemoria per aggiornare la carta di credito per effettuare correttamente il pagamento. Questo può essere fatto facendo clic sul pulsante nella colonna Strumenti nella pagina Prenotazioni e quindi, nel menu a discesa, selezionare Notifiche.

Si apre una nuova finestra pop-up in cui è possibile visualizzare tutte le e-mail e i messaggi SMS inviati in precedenza. Devi inviare una nuova e-mail, quindi fai clic sul pulsante Nuovo.

Il prossimo passo è creare un’e-mail. Nel campo A, seleziona l’indirizzo e-mail dell’ospite, quindi nei campi Metodo e Tipo, seleziona Email HTML e Istruisci opzioni di pagamento, come mostrato di seguito.

Nel campo Modello, è possibile selezionare uno dei seguenti modelli:

• Istruzioni di pagamento Beerent 100%
• Istruzioni per il pagamento Beerent 70%
• Istruzioni per il pagamento Beerent 30%
• Istruzioni per il pagamento di Beerent 50% – Politica della ditta HomeAway (solo se la prenotazione è stata creata sul canale di vendita HomeAway)

Fai clic su Anteprima per vedere come apparirà l’e-mail che hai creato una volta che l’ospite lo riceve.

L’ultimo passaggio è fare clic su Invia per inviare l’e-mail all’ospite.

Facendo clic sul pulsante Procedi al pagamento in questa e-mail, è possibile tenere traccia dello stato delle fatturazioni per questa prenotazione.

Una volta che l’ospite aggiorna la sua carta di credito, tu e l’ospite riceverete un’e-mail con la notifica di una modifica del credito avvenuta con successo. A questo punto, il nostro sistema proverà automaticamente ad addebitare sulla carta di credito degli ospiti l’importo dovuto.

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Il canale di vendita di Booking.com presenta un caso speciale quando l’ospite crea una prenotazione per più stanze contemporaneamente (ad esempio 7 stanze – l’importo totale della prenotazione è di 700 €). Su Booking.com questa prenotazione verrà mostrata come una prenotazione pari a 700 €, ma su BeeRent sarà suddivisa in singole camere per un importo di 100 € per camera. Tuttavia, tutte le camere verranno addebitate insieme, poiché il conto viene inviato sulla stessa carta di credito e sarà comunque pari a 700 €, come sul canale. Una volta pagato l’intero importo, esso rifletterà tutte e 7 le prenotazioni effettuate in BeeRent. Puoi verificarlo facendo clic sul link “Vai al pagamento”. Se l’ospite aggiunge o rimuove una camera dalla sua prenotazione, ciò si rifletterà sull’importo totale da pagare, in base alla politica impostata sul canale di vendita da cui proviene la prenotazione.

Nel caso di una carta di credito virtuale sul canale di vendita, è necessario che, in caso di irregolarità, si contatti direttamente il canale di vendita, non l’ospite.

Sul canale di vendita di HomeAway, il modello di pagamento è impostato su Prezzi garantiti.